Privatlivspolitik

Behandling af personoplysninger

Information om behandling af personoplysninger til elever (og forældre til elever under 18 år)[1]

Når og imens du er elev på Birkerød Gymnasium indsamler og behandler Birkerød Gymnasium personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år), jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i Databeskyttelsesforordningen[2]

Vi tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år) som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, og der er en saglig begrundelse for at gøre det.

Vi indsamler og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning, hvor vi skal kunne identificere dig, placere dig på dine undervisningshold, undervise og administrere dit fravær, samt for at vi kan dokumentere, at du kan oprykkes til næste klassetrin, indstilles til eksamen, modtage SU eller andre ydelser, som du selv har ansøgt om.

Hjemlen til behandling af dine personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning, som du finder i oversigten nederst i dette dokument.

Disse oplysninger er:

  • Oplysninger om, hvilke undervisningshold du er placeret på, ønsker ift. studieretning
  • Dit foto (udelukkende til intern visning på Lectio)
  • Individuelle aftaler, fx om udlån af it-udstyr og bøger til dig
  • Oplysninger om dine faglige resultater og standpunkt
  • Oplysninger om din deltagelse i prøver og eksamen
  • Oplysninger om dit fravær og fraværsgrunde.

Vi behandler også personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, forebyggelse af snyd ved eksamen og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx:

  • Oplysninger om din og dine forældres adgange til og trafik i de it-systemer, I er brugeroprettet i, idet vi som led i vores systemdrift og -vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og adfærd i skolens it-systemer, i Lectio og på skolens netværk, for at vi kan forebygge og håndtere eventuelt forekommende snyd ved eksamen med internetadgang.
  • Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning.
  • Oplysninger om betalingskort- og kontonumre i forbindelse med dit eller dine forældres køb og betaling for studieture m.v.

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig og evt. også dine forældre, fx:

  • hvis du beder om skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller særlige sociale forhold
  • hvis du tilsidesætter skolens studie- og ordensregler, eller vi har mistanke om snyd til prøver eller eksamen
  • hvis du aflægger ordblindetest
  • hvis du skal på studietur (i så fald skal du og evt. også dine forældre aflevere paskopi)
  • hvis du søger om dispensation til udeboende SU på baggrund af fx særlige forhold i hjemmet.

Derudover foretager vi også følgende behandlinger af personoplysninger om dig:

  • Offentliggørelse af fx foto eller video af dig på internettet, på skolens hjemmeside, på skolens profil på sociale medier eller i skolens trykte publikationer.
  • Registrering af følsomme[3] personoplysninger om dig som led i studievejledning, hvis det ikke sker til brug for ansøgning om SPS-midler, dispensation til udeboende SU eller anden form for støtte, fx ekstra tid til eksamen.

Du (og dine forældre, hvis du er under 18 år) afgiver automatisk samtykke til ovenstående behandling af dine personoplysninger ved optagelse på Birkerød Gymnasium.

Billeder af dig i skolens trykte publikationer kan ikke fjernes, når disse først foreligger. Som elev på skolen er du en del af skolens liv, og dette liv bliver også skildret i trykte publikationer, hvorfor det kan forekomme, at du fremgår i det billedmateriale, der er anvendt. Hvis din plads på et sådant billede er fremtrædende, vil du blive spurgt inden offentliggørelsen, om du indvilger i at være med i publikationen.

Overførsel til tredjelande

Som led i vores behandling af dine personoplysninger kan der ske overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU.

De personoplysninger, der kan blive overført til lande uden for EU, er de personoplysninger, som fremgår af de it-systemer, der hostes på servere udenfor EU samt dine stamoplysninger og pasoplysninger, hvis du rejser ud af EU på studierejse.

Videregivelse

Birkerød Gymnasium videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen, og det øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasieskole.

Modtagere af dine oplysninger kan da være modtagergymnasiet, hvis du flytter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader skolen i utide og Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser samt Regionen eller Styrelsen for Videregående Uddannelser.

Dine rettigheder (og dine forældres, hvis du er under 18 år)

Retten til indsigt: Du (eller dine forældre) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig (eller dem), hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til, samt på hvilket grundlag vi evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. artikel. 15 i Databeskyttelsesforordningen.

Indsigten kan gives, enten ved at vi udleverer en kopi af oplysningerne og/eller ved, at vi beder dig/jer om selv at logge med jeres brugeradgang ind i it-systemet og se oplysningerne deri (hvis der er fuld adgang til egne oplysninger i systemet).

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. Databeskyttelsesforordningen § 22. 

Retten til indsigelse: Du (eller dine forældre) kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis dine/jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger går forud for Birkerød Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i Databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: Du (eller dine forældre) kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig eller jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i Databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Du (eller dine forældre) har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i Databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til Birkerød Gymnasiums dokumentation for vores administration af din skolegang.

De fleste oplysninger om dig slettes derfor 3 år efter, du er blevet student.

Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-midler.

Følgende oplysninger om dig slettes efter 10 år: oplysninger om sanktioner. Dit eksamensbevis slettes efter 30 år.

Hvis du tilbagekalder dit samtykke, hvilket du automatisk har afgivet til os ved optagelse, til visse behandlinger, ophører vi fremover med disse persondatabehandlinger. Dog kan vi have behov for fortsat at behandle visse af personoplysningerne i en begrænset periode, fx som dokumentation for den administration af økonomiske tilskud eller særlige vilkår, som du har modtaget på baggrund af personoplysninger, vi måtte behandle.

Hvis du benytter dig af din ret til at få slettet et offentliggjort billede eller en video på internettet, vil vi gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af, for at fjerne dine personoplysninger igen. Vi kan dog ikke garantere, at materialet kan fjernes igen fra fx Google eller Facebook.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du (eller dine forældre) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

Formalia

Birkerød Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolens databeskyttelsesrådgiver kontaktes på mail@birke-gym.dk.

Hvis du (eller dine forældre) ønsker at få slettet et billede eller en video på hjemmesiden, kan skolens hjemmesideansvarlige kontaktes på ctn@birke-gym.dk.

Hvis du (eller dine forældre) ønsker at få slettet et billede eller en video på Facebook eller Instagram, kan skolens ansvarlige for social media kontaktes på sww@birke-gym.dk.

Klageadgang

Birkerød Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

Hjemlen til behandling af dine og dine forældres personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning: 

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen efter den 1. august 2017: 

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen før den 1. august 2017: 

[1] Denne orientering gives med henvisning til artikel 13 og 14 i Databeskyttelsesforordningen.

[2] EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse).

[3] Følsomme personoplysninger er oplysninger om bl.a. politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, helbredsdiagnoser, etnisk oprindelige eller oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering.